Wer heute noch auf analoge Mietprozesse setzt, verliert wertvolle Zeit und Geld. In einer Welt, die sich immer schneller digitalisiert, bietet der digitale Mietvertrag eine moderne, effiziente und vor allem eine bestmöglich automatisierte Lösung für die Wohnungswirtschaft. Wir, die GWH Digital, entwickeln dafür passgenaue Schnittstellen, die den digitalen Mietvertragsprozess nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integriert und dadurch eine schnelle, rechtskonforme und kosteneffiziente Mietabwicklung ermöglichen. Warum sich also noch mit umständlichen, fehleranfälligen Prozessen abmühen, wenn es so viel einfacher, günstiger und schneller geht?

Die GWH Wohnungsgesellschaft nutzt bereits seit Jahren den digitalen Mietvertrag mit großen Erfolg: 90 % der jährlich anfallenden ~4.500 Mietverträge werden inzwischen digital abgewickelt.

Lesen Sie hier die komplette Kundenstory der GWH: 

https://www.immomio.com/blog/kundenstory/kundenstory-gwh/

Die Vorteile aus dieser Umstellung sind: 

• Zeitersparnis und Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung der Prozesse – von der Kündigung des Mietvertrags bis zur digitalen Signatur – wird der Arbeitsaufwand drastisch reduziert. Ein Mietvertragsabschluss, der früher Tage dauerte, kann jetzt in weniger als 45 Minuten abgewickelt werden​. Dies ist der vollständigen digitalen Vertragsabwicklung mit digitalen Signatur zu verdanken, wodurch wir innerhalb von 15 Minuten die Unterschrift des Mietvertrages erhalten. 
• Kostenreduktion: Papierlos und digital – keine unnötigen Druck- und Versandkosten, keine Zeitverschwendung durch physische Dokumentenverwaltung.
• Rechtssicherheit und Transparenz: Verträge werden digital und rechtskonform unterzeichnet. Gleichzeitig haben Sie jederzeit einen klaren Überblick über den Status jedes Mietvorgangs.
• Zentrale Dokumentenverwaltung: Alle Vertragsdokumente und Korrespondenzen werden zentral digital abgelegt, sind jederzeit abrufbar und revisionssicher archiviert.
• Nahtlose Integration in bestehende Systeme: Die digitale Lösung arbeitet problemlos mit Ihren bestehenden Plattformen wie SAP und Immomio zusammen und nutzt dafür moderne Technologien wie REST-APIs. 
• Skalierbarkeit: Ob für wenige Mietobjekte oder Hunderte – der digitale Mietvertrag lässt sich flexibel auf Ihre Bedürfnisse anpassen und wächst mit Ihrem Unternehmen.
• Zukunftssicher: Bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die nächste Generation der Vermietung vor und profitieren Sie von einer zukunftssicheren digitalen Lösung, die mit den Anforderungen Ihres Marktes Schritt hält.

So funktioniert der digitale Mietvertragprozess:

Nachdem die Vorteile auf der Hand liegen, ist es ebenso wichtig, den Prozess des digitalen Mietvertrags zu verstehen. Dieser kombiniert Automatisierung, Integration und digitale Unterschriften in einem nahtlosen Workflow:

1. Automatisierte Übertragung der Mietobjektdaten
   Der Prozess beginnt mit der Übertragung der Mietobjektdaten aus SAP. Hierbei kommen Integration Flows (I-Flows) in der Business Technology Platform (BTP) von SAP zum Einsatz. Diese Middleware ermöglicht den Datenfluss zwischen SAP und externen Plattformen wie Immomio, wo freigewordene Wohnungen automatisch zur Neuvermietung angezeigt werden.
2. Akzeptanz eines neuen Mieters
   Sobald ein Mieter auf Immomio akzeptiert wurde, wird die Information mithilfe von APIs an SAP weitergeleitet. Dort wird ein Vorgang oder ein Ticket erstellt, das die Mieterdaten speichert und den automatisierten Prozess für die Vertragsanlage startet.
3. Automatische Anlage von Mietern und Verträgen
   In SAP werden der Hauptmieter und der Nebenmieter (falls vorhanden) automatisch angelegt. Der Mietvertrag wird erstellt und sämtliche Dokumente werden direkt in der Vertragsakte digital abgelegt. Hierdurch entfallen die üblicherweise notwendigen manuelle Arbeitsschritte.
4. Dokumentübermittlung und digitale Unterschrift
   Über APIs werden die Vertragsdokumente an Immomio und die Plattform DocuSign übermittelt, wo der Mietvertrag rechtssicher und digital unterzeichnet wird. Dies erfolgt in zwei Schritten: Zuerst durch den Mieter sowie ggf. der Nebenmieter und anschließend durch den Vermieter im 4-Augenprinzip.
5. Automatischer Download und Archivierung
   Nach Abschluss des Unterschriftsprozesses werden die signierten Verträge voll automatisch ins ERP System (SAP) heruntergeladen und in der digitalen Vertragsakte archiviert. Parallel dazu werden weitere Dokumente wie das SEPA-Lastschriftmandat und der Kautionsvertrag erstellt und aktiviert.

Für Unternehmen in der Immobilienbranche ist der digitale Mietvertrag eine klare Investition in die Zukunft. Durch die Automatisierung und Digitalisierung aller Schritte im Mietprozess sparen Sie nicht nur Zeit und Kosten, sondern profitieren auch von einer höheren Transparenz und Rechtssicherheit. Mit unseren maßgeschneiderten Schnittstellen für den digitalen Mietvertrag wird die Abwicklung effizient, transparent und zukunftssicher. 

Unsere Dienstleistungen umfassen die Beratung, Entwicklung und Implementierung von Schnittstellen für digitale Mietvertragsprozesse. Damit ermöglichen wir Ihnen, digitale Innovationen im Mietwesen zu nutzen und die Benutzererfahrung für Ihre Kunden zu optimieren.

Profitieren Sie von unseren Schnittstellenlösungen und erfahren Sie, wie digitale Mietvertragsprozesse Ihre Effizienz steigern können. Kontaktieren Sie uns oder die Immomio für mehr Informationen oder eine Demo!